Términos y condiciones de uso, aviso legal y limitación de responsabilidad de CuentaLista

Borrador (terminos-borrador-2026-09-26b) pendiente de validación final por un abogado.

Última actualización y fecha de entrada en vigencia: 26 de septiembre de 2026.

El presente documento regula el acceso, navegación y uso del sitio web, aplicación y servicios prestados bajo la denominación CuentaLista (en adelante, "la Plataforma"), de titularidad de [PENDIENTE: nombre o razón social e identificación del titular]. Al registrarse y aceptar expresamente estos términos, la persona natural o jurídica (en adelante, "el Usuario") acepta de manera expresa, libre, previa, voluntaria e informada la totalidad de las cláusulas, términos y condiciones aquí estipulados. Si el Usuario no está de acuerdo con alguno de estos términos, deberá abstenerse de utilizar la Plataforma.

Primera. Naturaleza del servicio y autonomía institucional

• Herramienta tecnológica independiente: la Plataforma es un software como servicio (SaaS) concebido de manera exclusiva como una herramienta tecnológica de soporte para la facilitación, sistematización y diligenciamiento automatizado de formatos y borradores de cuentas de cobro y documentos conexos.
• Independencia gubernamental y desvinculación institucional: la Plataforma NO pertenece, NO representa, NO tiene vinculación contractual, comercial, societaria o laboral, ni se encuentra avalada, patrocinada, autorizada ni administrada por la Alcaldía de Armenia, la Gobernación del Quindío, ni por ninguna otra entidad, órgano, organismo o dependencia del Estado colombiano o extranjero.
• Ausencia de tramitación o mandato: la Plataforma NO actúa como intermediario, apoderado, gestor, tramitador ni radicador de documentos ante ninguna entidad pública o privada. La labor de la Plataforma concluye al entregar el formato diligenciado al Usuario.

Segunda. Obligaciones y responsabilidad exclusiva del Usuario

• Veracidad de la información: el Usuario garantiza la autenticidad, veracidad, exactitud, vigencia y legalidad de todos los datos, montos, planillas de seguridad social, soportes, fechas y conceptos que introduzca o cargue en la Plataforma.
• Revisión y verificación: es obligación estricta y previa del Usuario revisar minuciosamente el contenido de los documentos generados antes de proceder a su firma, impresión o radicación.
• Firma y radicación personal: el procedimiento de firma (digital o física), presentación, radicación, seguimiento y cobro de los documentos ante la entidad correspondiente es de exclusiva competencia y responsabilidad del Usuario.

Segunda A. Cuenta personal e intransferible

• Una cuenta, una persona: cada cuenta es personal e intransferible y solo puede usarse para los contratos y las cuentas de cobro propios de su titular. El nombre y el documento de identidad quedan fijos al registrarse y son los que aparecen en todos los documentos generados; un mismo documento solo puede estar en una cuenta.
• Prohibida la intermediación: queda prohibido usar la Plataforma para preparar cuentas de cobro de terceros, así como la intermediación comercial o el corretaje de cuentas de cobro a través de ella. Quien actúe en representación de otra persona (apoderado, contador) debe pedirle que cree su propia cuenta.
• Declaración juramentada: antes de generar documentos el Usuario declara bajo la gravedad de juramento que la información corresponde exclusivamente a sus servicios y a su identidad. La Plataforma registra la fecha, la hora, la dirección IP y la generación correspondiente como prueba.
• Consecuencias: el incumplimiento faculta a la Plataforma para suspender o cancelar la cuenta, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan. El Usuario responde ante los terceros cuyos datos use sin autorización y ante las autoridades.

Tercera. Exoneración y limitación general de responsabilidad

• Exclusión de garantías sobre aprobación o pago: las validaciones, filtros o alertas que realiza la Plataforma son asistentes lógicos orientados a reducir errores formales perceptibles. La Plataforma NO GARANTIZA bajo ninguna circunstancia que los documentos generados sean aprobados, auditados favorablemente, liquidados o pagados por las entidades públicas o privadas receptoras.
• Inexistencia de asesoría legal, contable o fiscal: los contenidos, formatos e instrucciones brindados por la Plataforma son de carácter técnico y meramente orientativo. No constituyen ni sustituyen la asesoría o el concepto profesional de carácter jurídico, contable, tributario o financiero.
• Exoneración por rechazos, extemporaneidad o pérdida de oportunidad: la Plataforma no asumirá responsabilidad por perjuicios directos, indirectos, incidentales, punitivos, daño emergente o lucro cesante derivados de:
  • el rechazo, devolución, glosa o no aprobación de cuentas de cobro por parte de las entidades gubernamentales o privadas;
  • la pérdida de plazos, extemporaneidad en la radicación o vencimiento de términos contractuales del Usuario;
  • la suspensión, retención o no pago de honorarios o cuentas por parte de terceros.

Cuarta. Disponibilidad técnica y limitación de daños

• Disponibilidad "tal cual" (as is): el servicio se provee "tal cual" y según disponibilidad. La Plataforma no garantiza que la navegación sea ininterrumpida, libre de errores, virus, fallas del servidor o ataques cibernéticos de terceros.
• Interrupciones del servicio: la Plataforma no será responsable por la interrupción en el funcionamiento del sitio debida a mantenimiento programado, fallas de conectividad a internet, fallas en los proveedores de infraestructura en la nube o causas de fuerza mayor o caso fortuito.
• Límite máximo de indemnización: en el evento en que una autoridad judicial o administrativa competente declare la responsabilidad de la Plataforma por cualquier causa, el monto total acumulado de la indemnización a la que tendría derecho el Usuario estará estrictamente limitado al valor equivalente al cobro o tarifa efectivamente pagado por el documento o la cuenta que dio origen al hecho, o por la mensualidad de la Plataforma, según la modalidad contratada, o a una suma equivalente a una (1) Unidad de Valor Tributario (UVT) si el servicio prestado fue gratuito. Este límite no se aplica a las sanciones que imponga una autoridad, como la Superintendencia de Industria y Comercio, que se rigen por la ley.

Quinta. Protección contra difamación y uso indebido de la marca

• Prohibición de injuria, calumnia o difamación: el Usuario se obliga de manera expresa a abstenerse de realizar manifestaciones falsas, engañosas, malintencionadas, injuriosas o calumniosas que atenten contra el buen nombre, la reputación, la marca, la imagen comercial o la honra de CuentaLista, sus propietarios, desarrolladores, administradores o aliados comerciales, a través de redes sociales, medios masivos de comunicación, foros o cualquier otra plataforma.
• Acciones legales y resarcimiento: cualquier incumplimiento de la prohibición anterior facultará a CuentaLista a suspender o cancelar la cuenta del Usuario e iniciar las acciones legales correspondientes en el ámbito civil y penal, según la legislación vigente.
• Uso prohibido del servicio: queda estrictamente prohibido utilizar la Plataforma para fines ilícitos, falsedad en documento público o privado, fraude, suplantación de identidad, lavado de activos o para intentar vulnerar la seguridad de la infraestructura tecnológica.

Sexta. Propiedad intelectual e industrial

Todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre la Plataforma, incluyendo, sin limitarse a: marcas, logotipos, nombres comerciales, código fuente, software, diseño de interfaz, bases de datos, estructuras de información, textos y gráficos, son de propiedad exclusiva del titular de CuentaLista. La autorización de uso otorgada al Usuario es de carácter personal, no exclusivo, revocable y no transferible. Queda prohibida la reproducción, ingeniería inversa, comercialización o distribución no autorizada de la Plataforma o sus contenidos. Los formatos oficiales que diligencia la Plataforma pertenecen a las entidades que los expiden; los datos y documentos del Usuario son del Usuario.

Séptima. Protección de datos personales

El tratamiento de la información y datos personales suministrados por el Usuario se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales de CuentaLista, conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes, y por las autorizaciones expresas que el Usuario otorga por separado al registrarse. Los derechos del titular se ejercen en Tus derechos.

Octava. Indemnización a favor de la Plataforma

El Usuario acepta defender, indemnizar y mantener indemne a CuentaLista, sus directores, empleados, desarrolladores y agentes, frente a cualquier reclamación, demanda, investigación, sanción, pérdida, daño, responsabilidad, costo o gasto (incluidos honorarios razonables de abogados) que surja o se relacione con: a) el incumplimiento por parte del Usuario de los presentes Términos y Condiciones; b) la falsedad, inexactitud o error en los datos e información suministrada por el Usuario; c) la violación de derechos de terceros o normativas vigentes en la radicación de sus cuentas de cobro.

Novena. Modificación de los términos y separabilidad

• Modificaciones: CuentaLista se reserva el derecho de modificar o actualizar los presentes Términos y Condiciones. Los cambios se publicarán en la Plataforma con su fecha de vigencia y se le pedirá al Usuario aceptarlos de nuevo antes de seguir usándola.
• Separabilidad: si alguna de las cláusulas de este documento fuere declarada nula, ineficaz o inaplicable por un juez o autoridad competente, las demás cláusulas conservarán su plena validez y vigencia.

Décima. Ley aplicable y jurisdicción

Los presentes Términos y Condiciones se rigen e interpretan de conformidad con la legislación de la República de Colombia. Cualquier controversia, reclamo o desacuerdo derivado de la interpretación o aplicación de este documento será sometido a la jurisdicción ordinaria de los jueces de la República de Colombia.

Undécima. Atención al Usuario

Las peticiones, quejas y reclamos sobre el servicio se reciben en [email protected]; las relacionadas con datos personales, además, en Tus derechos. Dirección física: [PENDIENTE].