Términos y condiciones de uso del servicio

Versión: TC-2026-11-V4. Fecha de vigencia y publicación: 27 de septiembre de 2026. Última actualización: 1 de noviembre de 2026 (precio por cuenta de cobro: $10.950).

El presente Contrato de Términos y Condiciones (en adelante, "Términos") regula el acceso, registro y uso de la plataforma web, aplicación y servicios ofrecidos bajo el nombre CuentaLista (en adelante, la "Plataforma"), de propiedad exclusiva de Federico Arango Aristizabal. Cualquier persona natural que pretenda acceder o hacer uso de la Plataforma (en adelante, el "Usuario") estará sujeta a estos Términos, los cuales tienen carácter obligatorio y vinculante.

Primera. Naturaleza del servicio y desvinculación estatal

• Definición del servicio: la Plataforma es una herramienta puramente tecnológica (software como servicio, SaaS) provista para automatizar, prellenar, estructurar y revisar consistencias en borradores de cuentas de cobro y sus anexos para contratistas.
• Independencia institucional: la Plataforma NO es una entidad pública, ni pertenece, ni actúa en nombre, ni cuenta con ningún tipo de convenio, delegación, mandato, apoderamiento o aval de la Alcaldía de Armenia, la Gobernación del Quindío, la DIAN, la Contraloría, ni de ninguna otra entidad del sector público colombiano.
• Inexistencia de mandato o tramitación: la Plataforma finaliza su actuación en el momento en que pone a disposición del Usuario los archivos procesados en formato digital. La Plataforma NO realiza radicación electrónica ni física, ni actúa como gestor, tramitador, apoderado o intermediario de cobro ante ninguna entidad pública o privada.

Segunda. Precio, forma de pago, vigencia de la descarga y derecho de retracto

• Precio: la generación y descarga del informe de ejecución, el certificado del supervisor y el paquete de radicación tienen un costo de diez mil novecientos cincuenta pesos colombianos ($10.950 COP) por cada cuenta de cobro mensual, valor que no incluye IVA (el titular de la Plataforma es persona natural no responsable de IVA). La consulta de validaciones, la vista previa con marca de agua y la generación de los documentos de retención en la fuente y de estampillas no tienen costo.
• Forma de pago: el pago se realiza a través de la pasarela de pagos Wompi, mediante su propio Web Checkout alojado por el proveedor de la pasarela. La Plataforma no recibe, procesa ni almacena en ningún momento los datos de la tarjeta o del medio de pago del Usuario.
• Vigencia del pago: cada pago aprobado habilita, durante los siete (7) días calendario siguientes a su aprobación, hasta tres (3) generaciones de los documentos de pago de la cuenta de cobro correspondiente. Vencido ese plazo, los documentos generados se eliminan automáticamente y una nueva descarga requiere un nuevo pago.
• Derecho de retracto: de conformidad con el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) y sus normas reglamentarias, el Usuario que adquiera el servicio de pago tiene derecho a retractarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la aprobación del pago, sin necesidad de justificación, solicitándolo al correo [email protected].
• Excepción al derecho de retracto: el derecho de retracto no procede una vez el Usuario haya descargado efectivamente alguno de los documentos habilitados por ese pago, por tratarse de contenido digital suministrado con el consentimiento previo, expreso e informado del Usuario, quien reconoce que en tal evento pierde el derecho de retracto sobre ese pago.
• Reembolsos: toda solicitud de reembolso —por ejercicio oportuno del derecho de retracto, por un cobro duplicado o por una falla técnica imputable a la Plataforma— se tramita escribiendo a [email protected]. Los reembolsos aprobados se realizan al mismo medio de pago utilizado por el Usuario, dentro de los plazos que exija la normativa aplicable.

Tercera. Obligaciones y declaraciones de veracidad del Usuario

• Veracidad de la información: el Usuario declara que toda la información, datos de contratos, montos, planilla PILA, documento de identidad, anexos y soportes cargados a la Plataforma son veraces, exactos, legítimos y corresponden estrictamente a la realidad.
• Deber de revisión: la Plataforma proporciona una guía y estructuración automatizada; es obligación imperativa y exclusiva del Usuario revisar minuciosamente el contenido de cada documento autogenerado antes de proceder a su firma, impresión o radicación final.
• Responsabilidad exclusiva: el Usuario asume de manera total y excluyente la responsabilidad por cualquier error, inexactitud, omisión o incoherencia contenida en los documentos radicados ante la entidad contratante.

Cuarta. Reglas de uso de la cuenta: personal, intransferible y prevención del fraude

• Intransferibilidad de la cuenta: cada cuenta en CuentaLista es estrictamente personal e intransferible. La cuenta queda asociada a un único tipo y número de documento de identidad ingresado durante el registro inicial, que no puede modificarse posteriormente salvo por el trámite de rectificación ante el Responsable.
• Prohibición de intermediación y cuentas de terceros: queda expresamente prohibido utilizar una misma cuenta de Usuario para elaborar, gestionar o simular cuentas de cobro, contratos o soportes pertenecientes a terceros. Los contadores, apoderados o tramitadores deben abstenerse de usar su perfil personal para tramitar cobros ajenos; cada contratista titular deberá abrir su propio perfil.
• Declaración juramentada electrónica: previo a la generación de cada paquete documental, el Usuario emite una declaración juramentada en la que certifica que los datos, ejecuciones y soportes le pertenecen y son auténticos. El sistema registra como prueba la fecha, la hora, la dirección IP de origen y la generación correspondiente.
• Consecuencias de la infracción: el incumplimiento de esta cláusula da lugar al bloqueo e inhabilitación inmediata de la cuenta, sin previo aviso y sin derecho a reembolso o indemnización alguna, reservándose el titular de la Plataforma la facultad de interponer las denuncias a que haya lugar (por ejemplo, falsedad en documento privado o uso indebido de sistemas informáticos) y de notificar a las autoridades administrativas o judiciales competentes.

Quinta. Exoneración general y limitación de responsabilidad

• Inexistencia de garantía de aprobación o pago: la Plataforma realiza validaciones algorítmicas de coherencia formal, pero NO GARANTIZA bajo ningún concepto que los documentos generados sean aprobados, validados, auditados favorablemente o pagados por las dependencias financieras, de contabilidad o los supervisores de las entidades contratantes.
• Inexistencia de asesoría jurídica o contable: el uso de la Plataforma no constituye ni sustituye el concepto profesional de un abogado, contador público o asesor tributario. La interpretación legal de la minuta contractual es responsabilidad exclusiva del Usuario.
• Causales expresas de exoneración: la Plataforma, sus propietarios y desarrolladores no serán responsables por: a) recompras, glosas, devoluciones, rechazos o no aprobación de cuentas de cobro dictaminadas por las entidades pagadoras; b) la pérdida de plazos, extemporaneidad en la radicación, caducidad, prescripción o mora en el pago de honorarios del Usuario; c) datos erróneos, falsos, inexactos o alterados ingresados por el Usuario o extraídos de minutas ilegibles cargadas al sistema; d) interrupciones del servicio debidas a fallas técnicas de la infraestructura en la nube (Supabase, Railway, Cloudflare) o eventos de fuerza mayor o caso fortuito.

Sexta. Límite máximo indemnizatorio

Para todo evento contractual o extracontractual, de acordarse responsabilidad judicial o administrativa firme imputable a la Plataforma por parte de un juez de la República de Colombia, las partes acuerdan expresamente que la indemnización total acumulada por perjuicios materiales, directos, indirectos, daño emergente o lucro cesante estará estrictamente limitada y topada a la menor de las siguientes sumas: (i) la tarifa o cobro individual efectivamente pagado por el Usuario por la generación del paquete documental que originó la controversia; o (ii) una cuantía equivalente a una (1) Unidad de Valor Tributario (UVT) vigente al momento del evento, si el servicio fue otorgado en modalidad gratuita o de prueba. Este límite no aplica respecto de las sanciones administrativas de carácter no indemnizatorio que imponga la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en el ámbito del habeas data.

Séptima. Protección de la marca y prohibición de difamación

• Deber de buena fe: el Usuario se compromete a hacer un uso de buena fe del servicio y a encauzar cualquier inconformidad técnica a través de los canales institucionales dispuestos.
• Prohibición de difamación: el Usuario se obliga a abstenerse de publicar o difundir, por cualquier medio, manifestaciones injuriosas, calumniosas, falsas o temerarias que atenten contra el buen nombre, la imagen comercial, la reputación o la marca CuentaLista, o sus propietarios.
• Acciones legales: el incumplimiento de esta prohibición faculta a la Plataforma para cancelar la cuenta del Usuario e iniciar las acciones civiles y las denuncias penales correspondientes, según la legislación vigente.
• Usos ilícitos prohibidos: queda estrictamente prohibido utilizar la Plataforma con fines de lavado de activos, financiación del terrorismo, suplantación de identidad, falsedad documental, o intentar vulnerar, descompilar o realizar ingeniería inversa sobre la infraestructura del software.

Octava. Propiedad intelectual

Todos los códigos fuente, interfaces, bases de datos, marcas, logos, diseño gráfico, experiencia de usuario y arquitectura del software CuentaLista son propiedad exclusiva de su titular. Se concede al Usuario una licencia de uso personal, limitada, no exclusiva, revocable e intransferible, únicamente para el uso del software conforme a estos Términos. Los formatos oficiales que diligencia la Plataforma pertenecen a las entidades que los expiden; los datos y documentos suministrados por el Usuario son de su propiedad.

Novena. Cláusula de indemnidad

El Usuario acepta mantener indemne, defender y exonerar de toda responsabilidad a CuentaLista, sus propietarios, empleados, desarrolladores y aliados comerciales, frente a cualquier reclamación, demanda, investigación administrativa, multa, sanción, pérdida o gasto (incluidos honorarios razonables de abogados) que surjan de: a) la falsedad o inexactitud en los datos ingresados por el Usuario; b) la radicación indebida o extemporánea de sus documentos; c) el incumplimiento de los presentes Términos y Condiciones; o d) la violación de derechos de terceros o de normas vigentes en la radicación de sus cuentas de cobro.

Décima. Modificación de los términos y separabilidad

• Modificaciones: la Plataforma podrá modificar estos Términos en cualquier momento. Toda modificación será notificada mediante aviso en la aplicación al ingresar, requiriendo la aceptación expresa del Usuario para continuar utilizando el servicio.
• Separabilidad: si cualquier disposición de estos Términos fuere declarada nula, ineficaz o inaplicable por un tribunal o autoridad competente, dicha nulidad no afectará la validez de las demás cláusulas, que conservarán su plena eficacia.

Undécima. Ley aplicable y jurisdicción

Los presentes Términos se rigen en su totalidad por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia, litigio o reclamo derivado del presente documento será sometido a la jurisdicción ordinaria de los jueces de la República de Colombia.

Duodécima. Canales de atención

Para la atención de peticiones, quejas, reclamos o soporte del servicio, se habilitan los siguientes canales oficiales: correo electrónico [email protected]; las relacionadas con datos personales, además, en Tus derechos. Dirección física de notificación: Armenia, Quindío, Colombia.

El tratamiento de los datos personales suministrados por el Usuario se rige, además, por la Política de Tratamiento de Datos Personales.